• Trường hợp yêu cầu phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

• Khi người lao động nghỉ việc: Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động tại một công ty, họ cần được chốt sổ để có thể tiếp tục quá trình đóng BHXH ở đơn vị mới hoặc hưởng các chế độ BHXH khác.
• Khi người lao động nghỉ hưu: Khi đủ điều kiện nghỉ hưu, việc chốt sổ BHXH là bắt buộc để xác định tổng thời gian đóng BHXH, làm căn cứ tính lương hưu.
• Khi đơn vị chuyển địa chỉ: Trong trường hợp đơn vị thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến việc phải chuyển cơ quan BHXH quản lý, đơn vị cần chốt quá trình đóng với cơ quan cũ để chuyển dữ liệu sang cơ quan BHXH mới.

• Điều kiện để người lao động được chốt sổ BHXH

• Người lao động đã chính thức nghỉ việc tại đơn vị hoặc đã đủ điều kiện nghỉ hưu.
• Người sử dụng lao động đã hoàn thành nghĩa vụ đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, nếu đơn vị có nợ đóng BHXH nhưng đã có phương án xử lý, người lao động vẫn có thể được chốt sổ.

• Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

Quy trình chốt sổ BHXH được quy định rõ ràng tại Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

• Bước 1: Báo giảm lao động

• Trước khi thực hiện chốt sổ, đơn vị cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH. Hồ sơ báo giảm gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin (Mẫu TK1-TS/TK01-TS đối với cá nhân).
• Tờ khai đơn vị điều chỉnh (Mẫu TK3-TS đối với đơn vị).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

• Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

• Sau khi báo giảm thành công, đơn vị tiếp tục chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH. Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 620).
• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (mẫu mới) kèm theo tờ rời (nếu có).
• Các mẫu biểu cần thiết khác: Danh sách xác nhận bổ sung (Mẫu DS-XNBS), Tờ khai đơn vị tham gia (Mẫu TK3-TS), Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS), Công văn chốt sổ (Mẫu D01b-TS).

• Bước 3: Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai có trách nhiệm chốt sổ BHXH?

Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (NSDLĐ). Theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, NSDLĐ có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính các giấy tờ khác (nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ).

2. Người lao động chốt sổ BHXH online được không?

Không. Người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH. Đây là trách nhiệm pháp lý của NSDLĐ.

3. Thời hạn chốt sổ và trả sổ BHXH

NSDLĐ có nghĩa vụ phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Thời hạn này có thể được kéo dài nhưng không được quá 30 ngày trong các trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp gặp khó khăn trong sản xuất, kinh doanh, hoặc có sự việc bất khả kháng.

• Chốt sổ BHXH có mất phí không?

Thủ tục chốt sổ BHXH là quy định bắt buộc và cơ quan BHXH không thu phí khi thực hiện thủ tục này.